ตำแหน่งเลขานุการทางคณะสงฆ์

             เป็นตำแหน่งพิเศษซึ่งบัญญัติไว้ในกฎมหาเถรสมาคม ฉบับที่ 23 (พ.ศ.2541) ว่าด้วยการปกครองคณะสงฆ์ และบัญญัติหน้าที่ไว้ว่า “ทำหน้าที่การเลขานุการ” เจ้าคณะระดับตำบล อำเภอ จังหวัด ภาค หน เป็นตำแหน่งที่มีปริมาณงานมากและขอบเขตกว้างขวาง งานซึ่งเกี่ยวกับเลขานุการย่อมมีมาก ต้องจัดผู้ทำหน้าที่ไว้โดยตรง ท่านบัญญัติให้เลขานุการมีเฉพาะหน้าที่ มิได้ให้มีอำนาจดังเช่นตำแหน่งอื่นแม้เจ้าคณะจะมอบหมายอำนาจ ก็หามีอำนาจตามที่มอบหมายไม่ จึงแตกต่างจากตำแหน่งรองเจ้าคณะ รองเจ้าอาวาส และผู้ช่วยเจ้าอาวาส ซึ่งตำแหน่งรองเจ้าคณะเป็นต้นนี้ ตามปกติเป็นตำแหน่งไม่มีอำนาจหน้าที่ แต่เมื่อเจ้าคณะหรือเจ้าอาวาสมอบหมายแล้ว ย่อมมีอำนาจหน้าที่อย่างสมบูรณ์ เพราะเป็นตำแหน่งพระสังฆาธิการ บัญญัติไว้ เพื่อใช้อำนาจหน้าที่ช่วยผู้บังคับบัญชาโดยตรง ส่วนตำแหน่งเลขานุการนั้น มิได้บัญญัติให้เป็นพระสังฆาธิการ บัญญัติให้มีเฉพาะหน้าที่และมิต้องมอบหมาย
 ถ้าดูเพียงผิวเผินจะเข้าใจว่า เลขานุการเป็นตำแหน่งไม่มีความสำคัญเพราะไม่เป็นพระสังฆาธิการ เอาตำแหน่งเป็นฐานพิจารณาความดีความชอบก็มิได้ ดังเช่น ตำแหน่งรองเจ้าคณะ รองเจ้าอาวาส และผู้ช่วยเจ้าอาวาส แต่ถ้าพิจารณาแล้วจะเห็นว่า เลขานุการเป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญต่องานคณะสงฆ์เป็นอย่างยิ่ง ถึงมิใช่ตำแหน่งที่เป็นฐานพิจารณาความดีความชอบโดยตรง แต่ก็เป็นตำแหน่งที่เป็นฐานแห่งการสร้างความดีความชอบ เป็นตำแหน่งที่ผู้ใหญ่ดูอย่างมีดุลยพินิจ ตำแหน่งผู้ปกครองสงฆ์ทุกตำแหน่ง เป็นตำแหน่งที่มีการเลขานุการด้วยกันทั้งนั้นตำแหน่งใดมีเลขานุการ การเลขานุการในตำแหน่งนั้น ก็เป็นหน้าที่ของเลขานุการ ตำแหน่งใดไม่มีเลขานุการผู้ดำรงตำแหน่งต้องทำหน้าที่การเลขานุการเอง

              “พระสังฆาธิการ” แปลตามรูปศัพท์ว่า “พระผู้ทำงานโดยสิทธิ์ขาดในทางคณะสงฆ์” โดยความหมาย ตามกฎมหาเถรสมาคม ฉบับที่ 24 (พ.ศ.2541) ว่าด้วยการแต่งตั้งและถอดถอนพระสังฆาธิการ หมายถึง พระภิกษุผู้ดำรงตำแหน่งปกครองคณะสงฆ์ 5 ระดับ ดังนี้ คือ
             1. เจ้าคณะภาค รองเจ้าคณะภาค
              2. เจ้าคณะจังหวัด รองเจ้าคณะจังหวัด
              3. เจ้าคณะอำเภอ รองเจ้าคณะอำเภอ
              4. เจ้าคณะตำบล รองเจ้าคณะตำบล
              5. เจ้าอาวาส รองเจ้าอาวาส ผู้ช่วยเจ้าอาวาส

            เจ้าคณะและเจ้าอาวาสดังกล่าวนี้ เป็นผู้ทำงานคณะสงฆ์อย่างมีอำนาจเต็มตามตำแหน่งโดยกฎหมาย ส่วนรองเจ้าคณะ รองเจ้าอาวาส และผู้ช่วยเจ้าอาวาส เมื่อได้รับมอบหมายย่อมมีอำนาจเต็มเช่นเดียวกัน ท่านจึงบัญญัตินามว่า “พระสังฆาธิการ” เทียบได้กับข้าราชการของฝ่ายราชอาณาจักร ส่วนตำแหน่งเจ้าคณะใหญ่ และกรรมการมหาเถรสมาคม มิได้เป็นพระสังฆาธิการ แต่ก็เสมือนเป็นผู้บังคับบัญชาพระสังฆาธิการ

              “ผู้ทำหน้าที่เกี่ยวกับหนังสือตามผู้ใหญ่สั่ง “ ท่านผู้รู้กล่าวว่า “เลขานุการในภาษาลาติน ตรงกับคำว่า “ความลับ” และอธิบายว่า “เลขานุการเป็นผู้รู้ความลับในสำนักงาน” เลขานุการเป็นผู้เก็บความลับของผู้บังคับบัญชา” ดังนั้น จึงพอกล่าวได้ว่า “เลขานุการ เป็นอุปกรณ์ของผู้ปกครองชั้นเจ้าคณะหรือผู้บริหารงานราชการ หรือผู้บริหารงานธุรกิจ” เลขานุการนั้น มิใช่เพียงรอทำงานตามสั่งเท่านั้น

              เลขานุการจะกำหนดแผนงานเสนอผู้บังคับบัญชาพิจารณาก็ย่อมกระทำได้ เลขานุการเป็นผู้เก็บความลับในวงงานแม้เป็นตำแหน่งช่วยเหลือผู้บังคับบัญชา ก็ถือได้ว่าเป็นตำแหน่งที่สำคัญ

              ส่วนเลขานุการในทางคณะสงฆ์ ตามกฎมหาเถรสมาคม ฉบับที่ 23 (พ.ศ.2541) ว่าด้วยการปกครองคณะสงฆ์ กำหนดตำแหน่งเลขานุการไว้ 8 ตำแหน่ง ดังนี้ คือ
              1. เลขานุการเจ้าคณะใหญ่
              2. เลขานุการเจ้าคณะภาค
              3. เลขานุการรองเจ้าคณะภาค
              4. เลขานุการเจ้าคณะจังหวัด
              5. เลขานุการรองเจ้าคณะจังหวัด
              6. เลขานุการเจ้าคณะอำเภอ
              7. เลขานุการรองเจ้าคณะอำเภอ
              8. เลขานุการเจ้าคณะตำบล

            และยังมีเลขานุการซึ่งกำหนดพิเศษ เช่น เลขานุการสมเด็จพระสังฆราช เลขานุการ แม่กองธรรมสนามหลวง ซึ่งเลขานุการทางคณะสงฆ์ทุกตำแหน่ง มิได้เป็นพระสังฆาธิการ แต่เป็นอุปกรณ์การปฏิบัติงานของพระสังฆาธิการหรือผู้บังคับบัญชาซึ่งมีความสำคัญยิ่ง

หน้าที่ของเลขานุการ
            เลขานุการทางคณะสงฆ์ เป็นตำแหน่งพิเศษตำแหน่งหนึ่ง ซึ่งบัญญัติไว้เพื่อช่วยเหลือในการปฏิบัติงานของเจ้าคณะผู้ปกครองสงฆ์ โดยกำหนดให้มีหน้าที่พร้อมกับการแต่งตั้ง แต่ไม่มีอำนาจดังเช่นเจ้าคณะ หน้าที่เลขานุการคณะสงฆ์นั้น บัญญัติไว้โดยสรุปว่า
              “ทำหน้าที่การเลขานุการ” มิได้แยกรายละเอียดแห่งหน้าที่ไว้ดังอำนาจหน้าที่ของเจ้าคณะ หรือเจ้าอาวาส แต่คำว่า “การเลขานุการ” นั้น เป็นคำที่มีความหมายกว้างขวาง เจ้าคณะผู้บังคับบัญชา มีอำนาจหน้าที่ขยายกว้างเพียงใด การเลขานุการย่อมขยายตามเพียงนั้น
              หน้าที่การเลขานุการในการปกครอง การนิคหกรรม การศาสนศึกษา การศึกษาสงเคราะห์ การเผยแผ่พระพุทธศาสนา การสาธารณูปการ และการสาธารณสงเคราะห์ ย่อมเป็นหน้าที่ของเลขานุการ แต่เลขานุการปฏิบัติหน้าที่ในฐานะช่วยเหลือผู้บังคับบัญชา มิได้ปฏิบัติในฐานะผู้รับผิดชอบ เพื่อสะดวกแก่การศึกษา

              จึงประมวลหน้าที่ของเลขานุการ ทางคณะสงฆ์ที่เห็นว่าสำคัญ 7 ประการ คือ
              1. จัดการทุกอย่างเกี่ยวกับงานสารบรรณ
              2. รักษาผลประโยชน์และทรัพย์สินของสำนักงาน
              3. ควบคุมดูแลกิจการต่าง ๆ ของสำนักงาน
              4. จัดหาอุปกรณ์การปฏิบัติงานและอุปกรณ์ทางวิชาการไว้ประจำสำนักงาน
              5. ดำเนินการเกี่ยวกับการประชุม
              6. ประสานงานกับพระสังฆาธิการและหน่วยงานหรือบุคคลผู้เกี่ยวข้อง
              7. ช่วยเหลือด้านสวัสดิการสังคม

คุณสมบัติของเลขานุการ

            เลขานุการ เป็นตำแหน่งซึ่งมีความสำคัญต่อหน่วยงาน การคัดเลือกผู้ดำรงตำแหน่งเลขานุการเป็นเรื่องที่สำคัญ ในทางราชการได้กำหนดคุณสมบัติไว้ตามระเบียบราชการ ส่วนคุณสมบัติของเลขานุการทางคณะสงฆ์นั้น อนุโลมตามคุณสมบัติทั่วไปของพระสังฆาธิการ ซึ่งกำหนดในข้อ 6 แห่งกฎมหาเถรสมาคม ฉบับที่ 24 (พ.ศ.2541) ว่าด้วยการแต่งตั้งถอดถอนพระสังฆาธิการ เป็น 7 ประการ คือ
              1. มีพรรษาสมควรแก่ตำแหน่ง
              2. มีความรู้สมควรแก่ตำแหน่ง
              3. มีความประพฤติเรียบร้อยตามพระธรรมวินัย
              4. เป็นผู้ฉลาดสามารถในการปกครองคณะสงฆ์
              5. ไม่เป็นผู้มีร่างกายทุพพลภาพ ไร้ความสามารถ มีจิตฟั่นเฟือนไม่สมประกอบหรือเป็นโรคเรื้อน หรือเป็นวัณโรคในระยะอันตรายเป็นที่น่ารังเกียจ
              6. ไม่เคยต้องคำวินิจฉัยโทษในอธิกรณ์ที่น่ารังเกียจ
              7. ไม่เคยถูกถอดถอนหรือปลดออกจากตำแหน่งใดเพราะความผิดมาก่อน

ส่วนคุณสมบัติอื่นอันเลขานุการจะพึงมีนั้น กล่าวโดยสรุปเป็น 4 ประการ คือ
              1. มีบุคลิกลักษณะดี
              2. มีความรูในวิชาเทคนิคเกี่ยวกับการเลขานุการ
              3. มีพื้นความรู้ทั่วไปดี
              4. ชอบฝึกงานเพื่อหาความชำนาญในวิชาการต่าง ๆ

ผู้จะเป็นเลขานุการได้ดี และเจริญก้าวหน้าเพราะอาศัยงานเลขานุการเป็นพื้นฐานนั้น จะต้องเป็นผู้มีลักษณะพิเศษ 5 ประการ คือ
              1. มีความคิดริเริ่มที่ดี
              2. มีการเตรียมความพร้อมทางด้านจิตใจ
              3. วางตนเหมาะสม
              4. ปรารถนาความก้าวหน้า
              5. มีความแม่นยำและประณีต

ประเภทของเลขานุการ

            การเลขานุการ ได้แก่การปฏิบัติงานสารบรรณสนองผู้บังคับบัญชา หรือตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการ การเสนอแนะเกี่ยวกับการปฏิบัติ การรักษาความลับหรือข้อความอันไม่ควรเปิดเผยของหน่วยงาน การติดต่อประสานงานแทนผู้บังคับบัญชา การดังกล่าวนี้เป็นงานในหน้าที่ของเลขานุการ และเป็นงานที่มีอยู่ในหน่วยงานทั่วไป เช่น หน่วยงานคณะสงฆ์ หน่วยงานราชการ หน่วยงานรูปคณะกรรมการ ดังนั้นตำแหน่งเลขานุการจึงมีมาก จนพูดถึงเลขานุการแล้ว เป็นที่ทราบกันโดยทั่วไปและเมื่อจะกล่าวโดยประเภท

เลขานุการมี 4 ประเภท คือ
             1. เลขานุการประจำตำแหน่ง ได้แก่ เลขานุการประจำในตำแหน่งต่าง ๆ เช่น เลขานุการเจ้าคณะใหญ่ และเลขานุการเจ้าคณะภาค
              2. เลขานุการส่วนตัว ได้แก่ เลขานุการส่วนบุคคลหรือส่วนตัวของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
              3. เลขานุการกิตติมศักดิ์ ได้แก่ เลขานุการผู้ปฏิบัติงานเพื่อเกียรติอย่างเดียวมิได้มุ่งหวังค่าตอบแทน
              4. เลขานุการพิเศษ ได้แก่ เลขานุการผู้ดำรงตำแหน่งอื่นอยู่แล้ว แต่รับตำแหน่งเลขานุการเพิ่มอีก เช่น เลขานุการคณะกรรมการ เลขานุการที่ประชุม

ประเภทของวิชาการ
            วิชาเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในตำแหน่งหน้าที่เลขานุการ หรือวิชาที่เลขานุการจำเป็นต้องศึกษาเพื่อเป็นอุปกรณ์แห่งการปฏิบัติงานชื่อว่า “วิชาเลขานุการ” ในส่วนนี้ จักกล่าวเฉพาะประเภทแห่งวิชาที่เลขานุการทางคณะสงฆ์จำเป็นต้องศึกษา ซึ่งพอประมวลได้เป็น 7 ประการ คือ
             1. พิมพ์ดีด
              2. พระธรรมวินัยและกฎหมาย
              3. งานสารบรรณ
              4. การประชุม
              5. การบัญชี
              6. การดำเนินงานเกี่ยวกับการคณะสงฆ์
              7. ความรู้รอบตัว

ในวิชาทั้ง 7 ประการ นี้
              วิชาพิมพ์ดีด หมายถึง การเรียนพิมพ์ดีดให้แม่นยำชำนาญ เข้าใจพิมพ์ การรักษา การทำความสะอาด ตลอดจนถึงเข้าใจในการใช้เครื่องอัดสำเนา
              วิชาพระธรรมวินัยและกฎหมาย หมายถึง การศึกษาพระธรรมวินัยอันเป็นหลักการและวิธีการ การศึกษาพระราชบัญญัติคณะสงฆ์และบทบัญญัติที่เนื่องด้วย พระราชบัญญัติและกฎ หรือข้อบังคับอื่นอันเกี่ยวกับการคณะสงฆ์ และกฎหมายอื่นซึ่งเกี่ยวข้องกับการคณะสงฆ์ ซึ่งได้แยกถวายความรู้โดยเอกเทศ
             วิชาความรู้รอบตัว หมายถึง การศึกษาความรู้ทั่วไป อันเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานเลขานุการ เช่น การไปรษณีย์ จิตวิทยา มนุษยสัมพันธ์ การใช้ภาษา